POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA INFORMACJI

w

firmie BOGDAN ORLIK JACEK ORLIK PPHU AGROPAK S.C. z siedzibą w Magierowej Woli 45, 05-660 Warka numer NIP 7971864729.

Niniejsza Polityka bezpieczeństwa, zwana dalej Polityką, została sporządzona w celu wykazania, że dane osobowe są przetwarzane i zabezpieczone zgodnie z wymogami prawa, dotyczącymi zasad przetwarzania i zabezpieczenia danych w kancelarii, w tym z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO).

 

Definicje:

  1. Administrator danych: Bogdan Orlik i Jacek Orlik działający pod nazwą BOGDAN ORLIK JACEK ORLIK PPHU zwana dalej AGROPAK, Magierowa Wola 45, 05-660 Warka.
  2. Dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej
  3. System informatyczny – zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji narzędzi programowych zastosowanych w celu przetwarzania danych
  4. Użytkownik – osoba upoważniona przez administratora danych do przetwarzania danych osobowych
  5. Zbiór danych – każdy uporządkowany zestaw danych o charakterze osobowym, dostępny według określonych kryteriów
  6. Przetwarzanie danych – jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie w formie tradycyjnej oraz w systemach informatycznych
  7. Identyfikator użytkownika – ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych jednoznacznie identyfikujący osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym (Użytkownika) w razie przetwarzania danych osobowych w takim systemie
  8. Hasło – ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych, znany jedynie osobie uprawnionej do pracy w systemie informatycznym (Użytkownikowi) w razie przetwarzania danych osobowych w takim systemie
  9. Uwierzytelnianie – działanie, którego celem jest weryfikacja deklarowanej tożsamości podmiotu (Użytkownika).

 

  1. Postanowienia ogólne
  2. Niniejsza Polityka dotyczy wszystkich danych osobowych przetwarzanych AGROPAK niezależnie od formy ich przetwarzania (przetwarzane tradycyjnie zbiory ewidencyjne, systemy informatyczne) oraz od tego, czy dane są lub mogą być przetwarzane w zbiorach danych.
  3. Polityka jest przechowywana w wersji elektronicznej oraz w wersji papierowej w siedzibie Administratora: Magierowa Wola 45, 05-660 Warka.
  4. Polityka jest udostępniana do wglądu osobom posiadającym upoważnienie do przetwarzania danych osobowych na ich wniosek, a także osobom, którym ma zostać nadane upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, celem zapoznania się z jej treścią.
  5. Dla skutecznej realizacji Polityki administrator danych zapewnia:
  6. a) odpowiednie do zagrożeń i kategorii danych objętych ochroną środki techniczne i rozwiązania organizacyjne,
  7. b) kontrolę i nadzór nad przetwarzaniem danych osobowych,
  8. c) monitorowanie zastosowanych środków ochrony.
  9. Monitorowanie przez administratora danych zastosowanych środków ochrony obejmuje m.in. działania użytkowników, naruszanie zasad dostępu do danych, zapewnienie integralności plików oraz ochronę przed atakami zewnętrznymi oraz wewnętrznymi.
  10. Administrator danych zapewnia, że czynności wykonywane w związku z przetwarzaniem i zabezpieczeniem danych osobowych są zgodne z niniejszą polityką oraz odpowiednimi przepisami prawa.
  11. Dane osobowe przetwarzane u administratora danych
  12. Dane osobowe przetwarzane przez administratora danych gromadzone są w zbiorach danych.
  13. Administrator danych nie podejmuje czynności przetwarzania, które mogłyby się wiązać z poważnym prawdopodobieństwem wystąpienia wysokiego ryzyka dla praw i wolności osób. W przypadku planowania takiego działania Administrator wykona czynności określone w art. 35 i nast. RODO.
  14. W przypadku planowania nowych czynności przetwarzania administrator dokonuje analizy ich skutków dla ochrony danych osobowych oraz uwzględnia kwestie ochrony danych w fazie ich projektowania.
  15. Administrator danych prowadzi rejestr kategorii czynności przetwarzania. Wzór rejestru kategorii czynności przetwarzania stanowi Załącznik nr 1 do niniejszej polityki.

 

III. Obowiązki i odpowiedzialność w zakresie zarządzania bezpieczeństwem

  1. Wszystkie osoby zobowiązane są do przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami i zgodnie z ustaloną przez administratora danych Polityką Bezpieczeństwa, a także w zakresie nieprzekraczającym posiadanego upoważnienia.
  2. Wszystkie dane osobowe są przetwarzane z poszanowaniem zasad przetwarzania przewidzianych przez przepisy prawa:
  3. a) W każdym wypadku występuje chociaż jedna z przewidzianych przepisami prawa podstaw dla przetwarzania danych.
  4. b) Dane są przetwarzane rzetelnie i w sposób przejrzysty.
  5. c) Dane osobowe zbierane są w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami.
  6. d) Dane osobowe są przetwarzane jedynie w takim zakresie, jaki jest niezbędny dla osiągnięcia celu przetwarzania danych.
  7. e) Dane osobowe są prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane.

f ) Czas przechowywania danych jest ograniczony do okresu ich przydatności do celów, do których zostały zebrane, a po tym okresie są one anonimizowane bądź usuwane.

  1. g) Wobec osoby, której dane dotyczą, wykonywany jest obowiązek informacyjny zgodnie z treścią art. 13 i 14 RODO.
  2. h) Dane są zabezpieczone przed naruszeniami zasad ich ochrony.
  3. Za naruszenie lub próbę naruszenia zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych uważa się w szczególności:
  4. a) naruszenie bezpieczeństwa systemów informatycznych, w których przetwarzane są dane osobowe, w razie ich przetwarzania w takich systemach;
  5. b) udostępnianie lub umożliwienie udostępniania danych osobom lub podmiotom do tego nieupoważnionym;
  6. c) zaniechanie, choćby nieumyślne, dopełnienia obowiązku zapewnienia danym osobowym ochrony;
  7. d) niedopełnienie obowiązku zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia;
  8. e) przetwarzanie danych osobowych niezgodnie z założonym zakresem i celem ich zbierania;
  9. f) spowodowanie uszkodzenia, utraty, niekontrolowanej zmiany lub nieuprawnione kopiowanie Danych osobowych;
  10. g) naruszenie praw osób, których dane są przetwarzane.
  11. W przypadku stwierdzenia okoliczności naruszenia zasad ochrony danych osobowych Użytkownik zobowiązany jest do podjęcia wszystkich niezbędnych kroków, mających na celu ograniczenie skutków naruszenia i do niezwłocznego powiadomienia administratora danych.
  12. Do obowiązków administratora danych w zakresie zatrudniania, zakończenia lub zmiany warunków zatrudnienia pracowników lub współpracowników (osób podejmujących czynności na rzecz administratora danych na podstawie innych umów cywilnoprawnych) należy dopilnowanie, by:
  13. a) pracownicy byli odpowiednio przygotowani do wykonywania swoich obowiązków,
  14. b) każdy z przetwarzających dane osobowe był pisemnie upoważniony do przetwarzania zgodnie z „Upoważnieniem do przetwarzania danych osobowych”– wzór Upoważnienia stanowi Załącznik nr 2 do niniejszej Polityki Bezpieczeństwa,
  15. c) każdy pracownik zobowiązał się do zachowania danych osobowych przetwarzanych w kancelarii w tajemnicy. „Oświadczenie i zobowiązanie osoby przetwarzającej dane osobowe do zachowania tajemnicy” stanowi element „Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych”.
  16. Pracownicy zobowiązani są do:
  17. a) ścisłego przestrzegania zakresu nadanego upoważnienia;
  18. b) przetwarzania i ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami;
  19. c) zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia;
  20. d) zgłaszania incydentów związanych z naruszeniem bezpieczeństwa danych

oraz niewłaściwym funkcjonowaniem systemu.

  1. Obszar przetwarzania danych osobowych
  2. Obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe na terenie AGROPAK obejmuje pomieszczenia biurowe zlokalizowane w siedzibie administratora, Magierowa Wola 45,05-660 Warka w strefie niedostępnej dla klientów.
  3. Dodatkowo obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe, stanowią wszystkie komputery przenośne oraz inne nośniki danych znajdujące się poza obszarem wskazanym powyżej.
  4. Określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych
  5. Administrator danych zapewnia zastosowanie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności, rozliczalności i ciągłości przetwarzanych danych.
  6. Zastosowane środki ochrony (techniczne i organizacyjne) powinny być adekwatne do stwierdzonego poziomu ryzyka dla poszczególnych systemów, rodzajów zbiorów i kategorii danych. Środki obejmują:
  7. a) Ograniczenie dostępu do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe, jedynie do osób odpowiednio upoważnionych. Inne osoby mogą przebywać w pomieszczeniach wykorzystywanych do przetwarzania danych jedynie w towarzystwie osoby upoważnionej.
  8. b) Zamykanie pomieszczeń tworzących obszar przetwarzania danych osobowych określony w pkt. IV powyżej na czas nieobecności pracowników, w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób trzecich.
  9. c) Wykorzystanie zamykanych szafek do zabezpieczenia przechowywanych dokumentów.
  10. d) Wykorzystanie niszczarki do skutecznego usuwania dokumentów zawierających dane osobowe.
  11. e) Ochronę sieci lokalnej przed działaniami inicjowanymi z zewnątrz przy użyciu sieci firewall.

f ) Wykonywanie kopii awaryjnych danych na przez uprawnionego pracownika lub administratora.

  1. g) Ochronę sprzętu komputerowego wykorzystywanego u administratora przed złośliwym oprogramowaniem.
  2. h) Zabezpieczenie sprzętu komputerowego za pomocą haseł dostępu.
  3. Naruszenia zasad ochrony danych osobowych
  4. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych administrator dokonuje oceny, czy zaistniałe naruszenie mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
  5. W każdej sytuacji, w której zaistniałe naruszenie mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, administrator zgłasza fakt naruszenia zasad ochrony danych organowi nadzorczemu bez zbędnej zwłoki – jeżeli to wykonalne, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia. Wzór zgłoszenia określa załącznik nr 3 do niniejszej polityki.
  6. Jeżeli ryzyko naruszenia praw i wolności jest wysokie, administrator zawiadamia o incydencie także osobę, której dane dotyczą.

VII. Powierzenie przetwarzania danych osobowych

  1. Administrator danych osobowych może powierzyć przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi wyłącznie w drodze umowy zawartej w formie pisemnej, zgodnie z wymogami wskazanymi dla takich umów w art. 28 RODO i tylko jeżeli są to dane, które może ujawnić bez naruszenia lekarskiej tajemnicy zawodowej.
  2. Przed powierzeniem przetwarzania danych osobowych administrator w miarę możliwości uzyskuje informacje o dotychczasowych praktykach procesora dotyczących zabezpieczenia danych osobowych.

VIII. Przekazywanie danych do państwa trzeciego

Administrator danych osobowych będzie przekazywał dane osobowe do państwa trzeciego, tylko w następujących przypadkach:

  • osoba, której dane dotyczą, poinformowana o ewentualnym ryzyku, z którymi może się dla niej wiązać proponowane przekazanie, wyrazi na nie wyraźną zgodę;
  • przekazanie jest niezbędne do wykonania umowy zawartej z osobą, której dane dotyczą;
  • przekazanie jest niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy zawartej w interesie osoby, której dane dotyczą;
  • przekazanie jest niezbędne ze względu na posiadane roszczenia.
  1. Postanowienia końcowe
  2. Za niedopełnienie obowiązków wynikających z niniejszego dokumentu pracownik

ponosi odpowiedzialność na podstawie Kodeksu pracy, Przepisów o ochronie danych osobowych oraz Kodeksu karnego w odniesieniu do danych osobowych objętych tajemnicą zawodową.

  1. Integralną część niniejszej Polityki bezpieczeństwa stanowią następujące Załączniki:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 1

Wzór: Rejestr kategorii czynności przetwarzania danych osobowych

Nazwa oraz dane kontaktowe Administratora

 

 BOGDAN ORLIK JACEK ORLIK PPHU AGROPAK S.C.

Magierowa Wola 45, 05-660 Warka
Opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz kategorii danych osobowych

 
Cele przetwarzania danych osobowych

 
Kategorie odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, w tym odbiorców w państwach trzecich lub w organizacjach międzynarodowych

 
Informacja o przekazywaniu danych osobowych do państwa trzeciego

 
Planowane terminy usunięcia poszczególnych kategorii danych
Ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa

 

 

 

 

Załącznik nr 2

Wzór: UPOWAŻNIENIE DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Data nadania upoważnienia:

 

UpowaŻnienie do przetwarzania danych osobowych

w Zakładzie bogdan orlik jacek orlik pphu agropak s.c.

 

 

  1. Upoważniam Panią/Pana:
    zatrudnionego na stanowisku:

 

do dostępu do:

Zbioru danych:

 

  1. Upoważnienie obowiązuje do odwołania, które potwierdzane jest poprzez odnotowanie na niniejszym formularzu przez osobę reprezentującą ADO.

Wystawił: ……………………………………………………………………………………………..

(data i podpis w imieniu Administratora Danych Osobowych)

 

  1. Osoba upoważniona do przetwarzania danych, objętych zakresem, o którym mowa wyżej, jest zobowiązana do zachowania ich w tajemnicy, również po ustaniu zatrudnienia oraz zachowania w tajemnicy informacji o ich zabezpieczeniu.

 

 

Data i podpis osoby upoważnionej: ………………………………………………………………………………………

 

 

 

 

Wzór: Upoważnienie – część Oświadczenie

Magierowa Wola, dnia………………………. r.

…………………………………………………………………………………

(imię i nazwisko osoby upoważnionej)

…………………………………………………………………………………..

(stanowisko)

 

Oświadczam, że – w związku z wykonywaniem przeze mnie prac na rzecz firmy BOGDAN ORLIK JACEK ORLIK PPHU AGROPAK S.C. i upoważnieniem mnie do Przetwarzania danych osobowych – zostałem/łam zapoznany/a ze stosownymi przepisami i standardami ochrony danych osobowych, zobowiązuję się do przestrzegania:

 Przepisów o ochronie danych osobowych, w tym Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE

 Polityki Bezpieczeństwa informacji w firmie BOGAN ORLIK JACEK ORLIK PPHU AGROPAK S.C.

W związku z powyższym zobowiązuję się do:

  1. zapewnienia ochrony danych osobowych przetwarzanych w zbiorach administratora, a w szczególności zapewnienia ich bezpieczeństwa przed udostępnianiem osobom trzecim i nieuprawnionym, zabraniem, uszkodzeniem oraz nieuzasadnioną modyfikacją lub zniszczeniem,
  2. zachowania w tajemnicy, także po zaprzestaniu wykonywania prac,
  3. natychmiastowego zgłaszania do Administratora Danych zaobserwowania próby lub faktu naruszenia zabezpieczenia fizycznego pomieszczenia, bezpieczeństwa zbioru/zbiorów lub systemów informatycznych.

 

………………………………………………………………………………………………

[podpis pracownika/współpracownika]

 

 

 

 

 

 

Załącznik 4

Wzór: Protokół naruszenia

Magierowa Wola, dnia………. r.

 

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

 

ZGŁOSZENIE INCYDENTU NARUSZENIA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Działając na podstawie art. 33 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), niniejszym zgłaszam zajście incydentu naruszenia ochrony danych osobowych.

Dane Administratora Danych Osobowych

 

Miejsce i dzień naruszenia

 

Kategoria i przybliżona liczba osób, których dane dotyczą

 

Opis charakteru naruszenia ochrony danych

 

Możliwe konsekwencje naruszenia ochrony danych

 

Środki zastosowane w celu zminimalizowania ewentualnych negatywnych skutków naruszenia ochrony danych

 

 

 

…………………………………………..

Podpis osoby zgłaszającej naruszenie